จากเวลางานสู่เงินเดือน: Workflow ที่ HR SME ควรมี
แนวทางออกแบบ workflow จากเช็คอินพนักงานไปสู่โอที วันลา เงินเดือน และสลิปเงินเดือน เพื่อลดงานปิดรอบของ HR
- โปรแกรมเงินเดือน
- time attendance payroll
- ระบบ HR เงินเดือน
- คำนวณโอทีอัตโนมัติ
จุดที่เสียเวลาที่สุดมักอยู่ปลายเดือน
หลายบริษัทมีเครื่องมือบันทึกเวลาอยู่แล้ว แต่ HR ยังเสียเวลาปิดรอบเงินเดือนเพราะข้อมูลเวลางาน วันลา โอที และค่ากะไม่ได้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน เมื่อถึงสิ้นเดือนจึงต้องตรวจไฟล์ย้อนหลัง ขอแก้ไขจากหัวหน้า และคำนวณซ้ำใน Excel
Workflow ที่ดีควรทำให้ข้อมูลเกิดครั้งเดียวตั้งแต่เช็คอิน และถูกนำไปใช้ต่อได้ทันทีจนถึง payroll
Workflow ที่ควรออกแบบ
เริ่มจากกะงานที่เป็นฐานของเวลา expected จากนั้นใช้ GPS Check-in เป็นเวลา actual เชื่อมกับคำขอลาและคำขอ OT เมื่อข้อมูลทั้งหมดผ่านการอนุมัติแล้ว ระบบจึงสรุปเป็นรายการเงินเดือนและสลิปพนักงาน
- สร้างตารางกะและวันหยุดก่อนรอบงาน
- บันทึกเวลาเข้าออกผ่านมือถือหรือจุดลงเวลาที่อนุญาต
- ให้หัวหน้าอนุมัติรายการผิดปกติ ลา และโอทีระหว่างเดือน
- ปิดรอบโดยใช้ข้อมูลที่ผ่านการตรวจแล้วแทนการไล่ตามย้อนหลัง
ตัวชี้วัดว่าระบบเริ่มคุ้ม
ระบบ HR ที่ดีควรลดเวลาปิดรอบและลดจำนวนข้อผิดพลาดในสลิปเงินเดือน ตัวชี้วัดที่ควรดูคือจำนวนรายการแก้ไขย้อนหลัง เวลาที่ HR ใช้ปิดรอบ จำนวนข้อโต้แย้งจากพนักงาน และความเร็วในการอนุมัติ OT หรือวันลา
Kronolis เชื่อมข้อมูลอย่างไร
Kronolis ออกแบบให้เวลางานเป็นข้อมูลตั้งต้นของระบบ HR ทั้งหมด เมื่อพนักงานลงเวลา ระบบสามารถนำข้อมูลไปต่อกับสถานะกะ วันลา โอที และเงินเดือน เพื่อให้ HR เห็นภาพเดียวกันทั้งเดือน